Estoy de vacaciones, he recibido unos 30 correos. En días normales no es raro superar la centena. Esto, junto con las llamadas, interrupciones y el exceso de reuniones son los principales enemigos de nuestra productividad.
He intentado varias veces mejorar mi productividad y siempre vuelvo a lo mismo: Getting Things Done (GTD) de David Allen. Es efectivo pero su principal dificultad es que supone un cambio radical de hábitos.
En este momento llevo 3 meses aplicando una versión simplificada para gestionar el correo. Estoy muy satisfecho, ¿será este intento el definitivo?
David Bowie, músico que destaca por su creatividad y productividad nos dice en su archifamoso «Ashes to Ashes»: «My mother said: To get things done You’d better use Getting Things Done«.
Bueno, realmente es «To get things done you’d better not mess with Major Tom» pero en este post Major Tom pinta poco. Además muchos relacionan estos versos con dejar el pasado y las drogas pero volvamos a centrarnos.
Volvamos a David Allen y su Getting Things Done: el método de productividad sin estrés.
En este post, voy a describir qué es y cómo funciona Getting Things Done (GTD). Quizás en otro futuro contaré la versión simplificada que estoy usando para el correo.
El Trabajo del Conocimiento
En el trabajo del conocimiento la cantidad de tareas a realizar se hace infinita. Si no eres consciente de ello la realidad acabará por superarte.
No existen límites ni físicos ni temporales. Nuestras tareas surgen, cambian, desaparecen, priorizan, des-priorizan a un ritmo difícil de gestionar y que puede llevarnos a la confusión, falta de productividad y estrés.
Según Allen:
«People are addicted to their stress»
David Allen
En entornos internacionales o 24×7 sales de la oficina con una sensación de razonable control y antes de acostarte todo ha cambiado. Te levantas y de nuevo ha cambiado. Esta situación puede llevarte a una sensación de descontrol y estrés que dificultará tu productividad.
Allen nos propone un mecanismo para mantener un estado de calma que nos permita reaccionar con un flujo constante y mejorar nuestra productividad.
El objetivo es mantener el control y evitar reacciones por encima o por debajo de lo necesario porque esas reacciones nos hacen perder el control y generan ineficiencias.
«Have a mind like water – one that responds perfectly to what is right in front of it.»
David Allen
Getting Things Done: gestiona las acciones, no el tiempo
Getting Things Done no se centra en gestionar el tiempo o la información sino las acciones. Controlando las acciones controlamos qué hacemos con nuestro tiempo y con la información.
Gestionando las acciones logramos el avance de las tareas incluso en aquellos casos en los que parece que no hay tiempo para la tarea completa.
En ocasiones, cuando consideramos no tener tiempo para algo, lo que en realidad sucede es que no sabemos por dónde empezar.
Getting Things Done: el proceso para mejorar la productividad
El siguiente diagrama es una referencia rápida de cómo usar Getting Things Done para mejorar la productividad:
A continuación explicaré cómo entiendo los pasos descritos en el diagrama.
Clave de Productividad #1: REGISTRA TODO !!!
Para mantener ese control una de las claves es evitar depender de nuestra mente para recordar las tareas o compromisos que surgen y se modifican. El hecho de que estén en nuestra mente nos genera estrés por olvido, por acordarnos de ellos fuera de tiempo, etc. Allen nos propone:
- Registrarlo en algún soporte (libreta, correo, etc.) Recomiendo: evernote y/o outlook
- Decidir qué debemos llevar a cabo y qué no
- Revisar periódicamente el soporte
De esa forma no debemos preocuparnos de recordarlo, sí de ejecutar lo necesario. Esto evita que tengamos asuntos abiertos en nuestra mente que aparezcan de forma recurrente.
Allen propone utilizar una única bandeja de entrada, un único registro al que lleguen todas nuestras acciones y compromisos profesionales y personales.
Clave de Productividad #2: ARRANCA LA CADENA
En Getting Things Done, la cadena de montaje empieza con el procesado de las tareas.
Cada elemento se procesa de forma secuencial, uno a uno y jamás se vuelve a poner un elemento en la bandeja de entrada.
Todo lo que esté en la bandeja de entrada debe ser procesado siguiendo los siguientes pasos:
1. Entender de qué se trata
2. Identificar si requiere un acción (actividad física y visible) preguntándonos:
- ¿Se puede descartar? Se envía a la “basura”
- ¿Puede requerir una acción futura? A la“incubadora”
- ¿Tiene alguna información importante? Para “referencia»
- Si requiere un conjunto de acciones, se considera un “proyecto”.
- ¿Puedo hacerla en 2 minutos? En ese caso a hacerla YA !!!
- ¿Depende de otras personas?, ¿puedo delegarla? La ponemos en “waiting for”
- ¿Puedo planificarla para el futuro? Al “calendario”
- Si no se cumple ninguna de las anteriores la incluyo en mi lista de “next actions”.
Clave de Productividad #3: ORGANIZA LAS ACCIONES
Según Getting Things Done, todas las acciones deben quedar organizadas en carpetas o directorios independientes, programadas en el calendario, etc. Durante su procesamiento las entradas quedarán como mínimo agrupadas en:
- Proyectos
- Información de referencia
- Calendario
- Lista de “Next actions”
- Lista de “Waiting for”
- Lista “Incubadora”
Además en “Next actions” podemos incluir información del contexto (¿qué necesitamos para hacerla?, ¿dónde se puede hacer?, etc). El objetivo de esta información es aprovechar cualquier momento disponible para ejecutar las acciones sin tener que buscar las más adecuadas.
Por ejemplo, una llamada de teléfono podemos hacerla con un móvil desde un aeropuerto pero la revisión de un documento complejo puede requerir un ordenador y un lugar de mayor concentración.
Clave de productividad #4: REVISA
El objetivo de la revisión es asegurarnos de que estamos haciendo lo que tenemos que hacer y no lo contrario. Da fiabilidad al método y, sobre todo, nos proporciona confianza en él.
Diariamente deberíamos revisar las tareas en el calendario y las acciones pendientes a corto plazo.
Además, Getting Things Done propone reservar un tiempo al final de la semana en el que concentrarnos en esta revisión semanal dado que en ese momento:
- Recordamos lo sucedido durante la semana
- Si tenemos que gestionar algo antes del fin de semana, todavía estamos a tiempo
- Nos permite arrancar el fin de semana con la mente más tranquila y calmada
Clave de Productividad #5: HAZ
Sobre todo, no nos olvidemos de HACER !!!
Getting Things Done te proporciona una herramienta para clasificar acciones pero no las realiza por ti. La buena noticia es que si has clasificado bien las tareas te ayuda a ejecutar en cada momento las acciones más adecuadas en función de su contexto (llamada, análisis, etc.), el tiempo disponible, las capacidades (energía en ese momento) y prioridad.
DAVID ALLEN
David Allen, consultor e instructor de productividad, es el creador de Getting Things Done (GTD), un método de productividad personal.
Comenzó a aplicar sus perspectivas sobre productividad con negocios en la década de 1980 y fundó la David Allen Company, que está enfocada en productividad personal y entrenamiento ejecutivo.
A continuación podéis ver un vídeo en el que David Allen explica su método Getting Things Done en primera persona.
En él define la visión de GTD como «alcanzar un mundo en el que no existan los problemas, solo los proyectos«.
Y a ti, ¿te preocupa tu productividad?, ¿qué aplicas para mejorarla?
REFERENCIAS
- Getting Things Done – The Art of Stress Free Productivity. David Allen, 2001
- http://gtdportal.pbworks.com/
DAVID BOWIE
